Manejo de cambio: La verdadera pieza clave de la transformación empresarial, usualmente subestimada y entendida de forma superficial.
En este articulo le brindaremos una perspectiva poco discutida en el medio respecto a lo que involucra realmente la construcción de su plan de cambio organizacional de cara a un proyecto de transformación empresarial.
La primero que debemos acordar es: no existe una temática que más amplia gama de significados tiene que la gestión de cambio organizacional. Lo segundo en mi criterio es que es mayoría de las mismas opiniones tienen un concepción errada o incompleta. Y la mayoría de los proyectos de transformación fallan debido a esta realidad. Debido a la incapacidad para comprender qué es la gestión del cambio organizacional, la mayoría de las iniciativas de transformación carecen de un plan solido para afrontar por ejemplo un proyecto de implementación de un ERP. He podido observar en los últimos años que la mayoría de los equipos de proyecto y consultoras tecnológicas reconocen la necesidad de lo básico. La capacitación de los colaboradores y el plan de comunicación son dos de las actividades más comunes. Ahora déjeme decirle: estas dos actividades apenas tocan la superficie de lo que se requiere para lograr un cambio real y duradero. Se requiere mucho más para que las transformaciones tengan éxito. A continuación, vamos a compartir 6 elementos que debe considerar en la construcción de su plan de gestión de cambio. Claramente usted verá que comunicar y entrenar son apenas la punta del iceberg.
1.- Evalúe las habilidades futuras requeridas y cuestione su diseño organizacional actual
Las consultoras e integradores de tecnología en Ecuador, tanto las empresas de capital local, como las consultoras globales ven el impacto organizacional a nivel tareas, transacciones en definitiva a nivel de software. Sin embargo, hay cambios más amplios relacionados con las formas de trabajo y las habilidades futuras que van más allá de los límites de la tecnología que usted está incorporando. Por ejemplo: Con toda la cantidad de información que las nuevas tecnologías otorgan, ¿De qué manera sus colaboradores van a reaccionar y sacar provecho de estas nuevas capacidades? ¿se visualiza un gran “momentum” para sacar partido de las nuevas inversiones? ¿Y si es así, por dónde empezar y como conectar estos momentos con las personas y sus intereses? Por ejemplo, es posible que los representantes de servicio al cliente no tengan acceso a mucho más historial de clientes y análisis predictivos. ¿Cómo deberían usar esta información para realizar su trabajo de manera más efectiva? ¿Qué harán con el tiempo que ahorran al no tener que buscar información manualmente? Estas preguntas deben definirse claramente para que la organización esté alineada con la implementación, y viceversa.
2.- Implemente los cambios organizativos antes de la implementación de la tecnología (ERP)
Contrariamente a la creencia popular y como pasa con los procesos de las empresas, no hay necesidad de esperar hasta que el nuevo software entre en funcionamiento antes de implementar algunos cambios organizativos y de procesos. Lo más probable es que algunos procedimientos operativos se puedan implementar de manera efectiva incluso antes que el software. Los beneficios de este enfoque proactivo son numerosos. La principal ventaja es que puede realizar cambios de fase a lo largo del tiempo en lugar de sobrecargar la organización con cambios masivos el día de la puesta en marcha.
3. Transformación cultural dentro de su plan de gestión del cambio organizacional
La mayoría de la gente no equipara la transformación digital con la cultura. Pero, los cambios en tu cultura son mucho más significativos de lo que piensas. Hemos escrito sobre cómo la cultura es el componente más pasado por alto de las estrategias de cambio organizacional. Esto es especialmente cierto para las transformaciones digitales globales. Piense en un minorista que se embarca en una transformación digital o implementación de ERP. Un cliente mío reciente decidió aprovechar la tecnología para ayudarlos a competir mejor con Amazon a través de una estrategia omnicanal integrada. Esto requería diferentes formas de pensar y actuar, no solo una nueva forma de usar un sistema ERP de back-office. Es importante que su plan de cambio organizacional incluya estrategias dedicadas para ayudar a transformar la cultura de su empresa.
4. Se lo aseguro, su equipo de tecnología es uno antes y deberá ser otro después de los cambios de una transformación empresarial
Las transformaciones digitales tienen un impacto significativo en su departamento de TI. Esto es especialmente cierto para las grandes implementaciones de SAP S / 4HANA, Microsoft Dynamics 365 y Oracle Cloud Suite. Su organización de TI necesita desarrollar nuevas habilidades y competencias para respaldar esta nueva tecnología en el futuro. Aquí es donde la gestión del cambio organizacional puede ayudar. Es importante identificar las habilidades requeridas en el futuro y, en algunos casos, qué empleos pueden necesitar ser creados para desarrollar las competencias necesarias. Además, las estrategias efectivas de gestión del cambio organizacional garantizarán que el grupo de TI sea parte de un centro de excelencia multifuncional que respalde las mejoras continuas de las operaciones de la compañía en el futuro.
5. Considere la realización de los beneficios como una medida que otorga sentido objetivo en el tiempo a sus esfuerzos de transformación
La gestión del cambio organizacional a menudo se ve como una competencia "blanda" que realmente no es necesaria. Este es uno de los mayores conceptos erróneos de este dominio crítico. El cambio organizacional es una cosa que tiene un impacto material en los resultados comerciales tangibles. Además, no puedes lograr lo que no mides. El objetivo de su plan de gestión del cambio organizacional debe ser cerrar la brecha entre el lado intangible del cambio humano y los beneficios comerciales medibles. Aquí es donde un plan sólido de realización de beneficios puede ayudar a mantener a su equipo enfocado en las mejoras de mayor valor que transformarán su negocio.
6.- La sostenibilidad esta asociada con el anclaje del conocimiento en la organización, y si, no es el entrenamiento que usted conoce la solución
El anclaje y extracción de valor de las inversiones en tecnología está ligado con el conocimiento y las personas. Muchas gracias organizaciones sufren problemas en esos aspectos por la fuga de talentos, que desde varios aspectos es predecible: las empresas producen colaboradores con un juego de competencias y conocimientos técnicos atractivos y no faltan las propuestas laborales y la fuga de talento, que viene acompañado de la fuga del conocimiento. Son realmente muy pocas las empresas que anticipan esta realidad y se preparan para el futuro, de hecho, la preparación viene de forma reactiva una vez que los proyectos terminan. Esto deja sin duda una ventana abierta para perder conocimiento, capacidades técnicas y un curso importante de maduración de las plataformas tecnológicas. Es importante prepararse, no centrar el conocimiento en las personas, en los bien conocidos super usuarios; sino mas bien desarrollar centro de experticia y/o escuelas de conocimiento que, en cualquier caso, perduran en el tiempo, protegiendo al final del día, los intereses de la organización en su ambición de buscar el máximo potencial.
Conclusiones
En muchos sentidos, la gestión del cambio organizacional es el eslabón perdido en la mayoría de las iniciativas de transformación digital y ERP. Mi experiencia como testigo experto de proyectos SAP, Microsoft Dynamics, Oracle y SalesForce muestran que el cambio organizacional es una de las causas raíz más críticas del éxito y el fracaso.
Póngase en contacto con nosotros para discutir cómo podría ser su plan de cambio organizacional para su organización. Estaremos muy contentos de poder ayudarlo.
Omar Palomeque - Lider de Consultoría
omar@t2-company.com